|
Прикладная программа MS Word |
| |
2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры
2.1.7. Решение задач оформление экономической документации
При оформлении экономических документов необходимо уделять внимание, как форме, так и содержанию табличных, графических и формульных данных.
Процесс оформления экономической документации состоит из ряда этапов:
Ввод формул
Структуризация документов
Оформление табличных данных
Графическое представление данных
Создание списков
Создание колонтитулов
Формирование оглавления документа
Ввод формул
В экономических документах невозможно обойтись без формул, которые содержат знаки суммирования, интегрирования и т.д. Формулы в Word представляют собой OLE – объекты, внедренные в текст.
Для вставки формул в текстовый документ необходимо выбрать команду Объект в меню Вставка, появится окно диалога Вставка объекта.
В появившемся окне диалога требуется выбрать тип объекта Microsoft Equation 3.0, после чего появится панель инструментов Формула
и поле для ввода формул
После ввода формулы
надо щелкнуть вне поля с формулами, панель инструментов будет удалена, а формулы в текстовом документе принимают следующий иметь вид:
Для редактирования формулы осуществляется двойной щелчок на формуле, в результате чего вызывается редактор формул и вновь появляется панель инструментов Формула.
Структуризация документов
Для структуризации документа можно использовать стили. Назначение названиям разделов документа стилей заголовков является формой его структуризации. Так для названия проекта целесообразно применить стиль Заголовок 1.
Для подразделов назначать стили Заголовков более низкого уровня (со 2 по 9 включительно) соблюдая принцип вложенности. Способы структуризации документов изложены в разделе 2.1.6. Работа с большими документами.
Оформление табличных данных
В экономических документах наиболее важные показатели сводят в таблицы. Методы создания таблиц, их редактирования и форматирования изложены в разделе 2.1.4. Работа с таблицами.
Графическое представление данных
Для решения задач аналитического характера часто оказываются полезными не только табличные, но и визуальные формы представления данных: графики, диаграммы и т.д.
Для визуального представления данных необходимо выделить таблицу и выбрать команду Вставка/Рисунок/Диаграмма,
|
1 квартал |
2 квартал |
3 квартал |
4 квартал |
Плановые |
65000 |
71000 |
74000 |
79000 |
Фактические |
79000 |
82000 |
84000 |
88000 |
активизируется Microsoft Graph, с помощью которой, например, можно представить табличные данные в виде столбчатой диаграммы
Создание списков
При оформлении документов часто приходится иметь дело с текстовыми фрагментами (регулярной структурой). Это может быть нумерованные и маркированные списки. Для организации текста в виде списков используется команда Формат/Список, откроется окно диалога для форматирования текста в виде списков.
Для преобразования обычного текста в списки можно использовать и команды на панели инструментов форматирования.
Колонтитулы
Колонтитулы, как и фон документа, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа.
Колонтитул — это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, логотип организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними. Как правило, колонтитулы используются в печатных документах.
Создание колонтитула
Для создания колонтитулов необходимо выполнить следующее:
Выберите команду Колонтитулы в меню Вид
Для создания верхнего колонтитула введите текст или рисунок в область верхнего колонтитула или нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы.
Чтобы вставить Колонтитулы с панели инструментов, например, номер страницы, дату или время, то нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы: Номер страницы, Дата, Время и т.д.
Формирование оглавления документа
Когда разработка экономического документа завершена, то необходимо собрать воедино перечень его разделов с тем, чтобы обеспечить поиск необходимой информации. Word предоставляет возможность автоматически сформировать оглавление. Технология создания оглавления описана в разделе 2.1.6. Работа с большими документами.
Макросы
Как правило, при работе Word с часто возникает необходимость несколько раз выполнять одну м ту же последовательность действий. В этом случае требуемые действия могут быть записаны под определенным именем.
Последовательность действий, записанная под определенным именем, называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также посредством установленной для него комбинации клавишей.
Выполнение определенного макроса может быть назначено какому-либо графическому объекту. Макрос записывается на языке Visual Basic for Applications (VBA). Следует отметить, что текст созданного макроса можно неоднократно редактировать.
Для записи макроса выберите в меню Сервис команду Макрос и подкоманду Начать запись. Просмотр и применение макросов к фрагменту текста или документу осуществляется командой Сервис / Макрос / Макросы.
Далее ...>>> Тема: 2.2.1. Электронная таблица Mіcrosoft Excel |
|
