Вычисляемые поля в форме БД Access 2003

Известно, что в БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Рассмотрим создание вычисляемых полей в отчете базы данных Access 2003. Для ввода Выражения в форму ее необходимо открыть в режиме Конструктора и создать свободное текстовое поле, используя кнопку "ab" (Поле) на панели инструментов. Слева от созданного свободного поля располагается метка, связанная с текстовым полем, в которой отображается порядковый номер введенного поля.

Свободное поле означает, что оно не связано ни с одним полем. В свободное поле можно вводить поле таблицы БД или Выражение. Метка используется для ввода имени поля. При вводе в свободное поле "Выражения", которое вычисляет требуемое значение, оно становится вычисляемым. В вычисляемых полях можно использовать функции, например функцию дата или время, а можно ввести выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблицы БД Access. На форму можно также вставить автономную текстовую метку, т.е. метку не связанную с текстовым полем, для этого надо использовать кнопку "Aa" (Надпись) на панели инструментов.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в форме Студенты на примере базы данных Training_students_VP. Постановка задачи: в форме БД Access Студенты_конструктор создать одно поле, в котором должна выводиться текущая дата, и другое поле, которое объединяет фамилию, имя и отчество студента. Для решения этой задачи откроем форму Студенты_конструктор в режиме конструктора (рис. 1).

Для создания вычисляемого поля в форме БД Access, отображающего текущие дату, необходимо выполнить следующие операции:

нажать кнопку "ab" (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на форме в том месте, где планируется вставить свободное текстовое поле;

затем установить курсор в поле "Свободный" (рис. 2) и ввести функцию: =Date();

следующий шаг - изменить название метки текстового поля (рис. 2), для этого надо удалить порядковый номер (в нашем примере Поле30) и ввести слово "Дата:";

изменить длину метки и текстового поля так, чтобы в них поместилось содержимое;

отформатировать вычисляемое поле (при необходимости), для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на вычисляемое поле и в контекстном меню выбрать команду Свойства, откроется диалоговое окно "Поле". Форматирование осуществляется в окне "Поле" на вкладке "Все" в строке "Формат поля" (рис. 3);

Рис. 3.

закрыть окно Поле;

просмотреть форму БД Access в режиме формы, выполнив щелчок по кнопке Открыть (рис. 4);

Для создания еще одного вычисляемого поля в форме БД Access, отображающего выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблицы (Фамилия, Имя, Отчество), надо выполнить следующие действия:

добавить свободное поле на форму (рисунок 5);

изменить название метки текстового поля на ФИО;

вызвать построитель выражений, для этого щелкнуть на панели инструментов на пиктограмме "Построитель", откроется окно Построитель, в котором надо выделить "выражение" (рисунок 6) и щелкнуть ОК;

откроется окно "Построитель выражений", в котором надо ввести =[Фамилия]&" "&[Имя]&" "&[Отчество] (Рисунок 7), затем выделить формулу и сохранить ее в буфере обмена, нажав клавиши Ctrl+C;

закрыть окно "Построитель выражений", установить курсор в поле "Свободный" и вставить формулу, нажав клавиши Ctrl+V (рисунок 8);

удалить ранее созданные поля и метки Фамилия, Имя, Отчество;

изменить длину метки ФИО и связанную с ней длину текстового поля так, чтобы в них поместилось содержимое;

просмотреть форму в режиме формы, выполнив щелчок по кнопке Открыть (Рисунок 9).